Microsoft Teams Education : Mes 20 conseils pour vos conférences

Microsoft Teams est votre outil de gestion de classe numérique si vos élèves utilisent la plateforme Microsoft Office 365 Education. Apprenez donc à gérer Teams en conférence comme un(e) pro.

Si votre école utilise Microsoft Education, alors Microsoft Teams Education peut devenir votre centre de communication.

Il vous permet de rester organisé. Il vous aide à échanger des messages. Il gère les devoirs de vos élèves. Vous pouvez y accéder à partir d’une application de bureau, d’une application mobile ou même sur le web. Cela signifie que, où que vous soyez, si vous avez une connexion Internet, vous êtes toujours à la portée de vos élèves.

Si vous êtes nouveau ou nouvelle dans Teams, toutes ses fonctionnalités peuvent être intimidantes.

Ne vous inquiétez pas. J’ai tout ce qu’il faut pour vous aider.

Dans cet article, je vais partager avec vous tout ce que vous devez savoir pour gérer Microsoft Teams Education comme un(e) pro lors de vos conférences !

Pensez également à aller consulter mon guide ultime pour Office 365 Education et Microsoft Teams dans lequel vous retrouverez mes tutos pas à pas, mes vidéos explicatives ainsi que les enregistrements de tous mes webinaires :

https://aka.ms/tout-sur-teams

Utilisation des réunions vidéo de Teams avec les élèves

Lors de l’apprentissage à distance, les appels vidéo constituent une part importante de la communication de nombreux enseignants avec leurs élèves. Utilisez-les pour de l’explication, pour l’évaluation des élèves, ou même simplement pour vous enregistrer vous-même.

Vous voulez vous mettre à la page et utiliser les réunions vidéo de Microsoft Teams Education au mieux de leurs possibilités ? Voici 20 conseils (et des bonus) pour vous aider à jongler avec les conférences Teams en un rien de temps.

1. Réunion immédiate ou réunion planifiée ?

Après avoir cliqué sur le bouton « Calendrier » à gauche de l’écran, vous remarquerez deux autres boutons en haut à droite : « Rejoindre maintenant » ou « Nouvelle réunion ». Si vous savez que les étudiants sont actuellement connectés à Microsoft Teams Education, « Rejoindre maintenant » est un excellent choix. Vous voulez prévenir tout le monde à l’avance ? Choisissez « Nouvelle réunion » pour la planifier.

2. Rejoindre la conférence par appel téléphonique

Parfois, les élèves n’ont pas accès à Internet. Parfois, leur connexion est instable. Il peut parfois être utile de se connecter à une séance par appel téléphonique, si votre administrateur l’autorise. Planifiez donc une réunion. Si votre organisation a mis à disposition l’option d’appel téléphonique, un numéro de téléphone et des informations sur la participation seront communiqués dans l’invitation à la réunion.

3. Choisir le canal qui convient le mieux

Les réunions sont associées aux canaux dans Teams. Commencez une réunion « Rejoindre maintenant » ou une réunion planifiée dans le canal où cela a le plus de sens. Lorsque vous aurez terminé, la publication, les notes de la réunion et d’autres informations seront affichées dans ce canal.

4. Cliquer sur la personne que vous voulez regarder

Cela fonctionne aussi bien pour vous que pour vos étudiants. Lorsque vous cliquez sur la vignette d’un(e) élève lors d’une réunion d’équipe, la vidéo de cet(te) élève s’affiche. À combiner avec le conseil suivant !

5. Afficher les vidéos sur votre écran

Cela permet d’ajouter un(e) participant(e) à votre affichage afin qu’il/elle reste au même endroit – quoi qu’il arrive d’autre pendant la réunion. Faites un clic droit sur la case vidéo de la personne que vous voulez épingler et cliquez sur « Épingler ». Vous et vos élèves pouvez le faire, bien que si le professeur épingle un élève, il ne l’épingle pas pour tout le monde dans la réunion.

6. Savoir bien partager son écran

L’utilisation du bouton « Partager l’écran » est une solution de secours si vous avez besoin de faire une démonstration dans un navigateur web ou d’afficher des diapositives PowerPoint dans Microsoft Teams Education.

• Si vous avez un deuxième moniteur/afficheur connecté à votre ordinateur, le partage d’écran est facile. Il vous suffit de placer vos diapositives ou votre navigateur sur un deuxième écran et de continuer la réunion sur le premier. Cliquez sur le bouton « Arrêter le partage » (un rectangle avec un x en bas dans votre barre d’action dans Teams).
• Si vous n’avez pas de deuxième écran, pas de problème ! Cliquez pour partager votre écran. Si vous utilisez l’application de bureau, elle passera de l’appel vidéo à un autre programme ouvert. Si vous utilisez le web, passez de Teams à ce que vous voulez montrer aux autres. Ne vous inquiétez pas. L’appel est toujours en cours. Vous pouvez toujours demander aux autres s’ils peuvent voir ce que vous essayez de partager. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton pour arrêter le partage. Votre navigateur peut afficher un bouton « arrêter le partage » sur lequel vous pouvez également cliquer.

7. Établir des normes pour le chat de conférence

Beaucoup de professeurs méprisent le chat. Elle permet pourtant aux participant(e)s d’envoyer et de recevoir des messages textuels pendant la conférence. Cependant, quelques règles et suggestions – ainsi qu’un peu de pratique – peuvent faire toute la différence. Faites savoir aux élèves quelles sont les attentes concernant le chat. C’est très utile pour poser des questions, partager des liens, répondre à des questions et demander d’allumer un micro. Vous pouvez rappeler aux élèves que leur comportement en ligne – y compris lors du chat – doit être approprié comme s’ils/elles étaient classe en face à face.

8. Afficher les notes de réunion

Il peut être utile de prendre des notes pour celles et ceux qui ne peuvent pas assister à la réunion. Elles peuvent également aider les étudiant(e)s qui assistent à la réunion à être attentifs/ves et à synthétiser ce qu’ils apprennent. Les élèves peuvent prendre leurs propres notes personnelles dans un document Word ou dans OneNote. Une page de notes collaboratives pourrait également être utile. Ajoutez des notes de réunion dans le menu avec les trois points de votre barre d’action dans Teams. Vous pouvez modifier le titre et y ajouter de nouvelles sections. Envisagez de désigner des rédacteurs/trices. Vous pourriez également ajouter une nouvelle section pour chaque étudiant afin que toutes les notes soient rassemblées au même endroit.

9. Choisir votre micro, vos haut-parleurs et votre caméra

Lorsque vous entrez dans une réunion, Teams essaie de déterminer la meilleure combinaison de micro et de haut-parleurs pour vous. Parfois, le programme ne choisit pas les options que vous préféreriez. Cliquez alors sur « Afficher les paramètres de l’appareil » dans le menu des trois points. Indiquez le haut-parleur et le microphone que vous préférez. Si vous avez plusieurs options de webcam, vous pouvez également choisir une webcam différente ici.

Remarque : parfois, l’utilisation du microphone d’un appareil et du haut-parleur d’un autre appareil peut créer un écho.

10. Utiliser des écouteurs

Les casques audio sont la norme dans les réunions des équipes. Lorsque vous les utilisez, cela évite de déranger les autres personnes autour de vous. Vous évitez l’écho qui se produit lorsque votre microphone capte la voix des autres personnes présentes dans vos enceintes.

CONSEIL : Si vous entendez votre voix faire de l’écho pendant l’appel, c’est probablement parce que quelqu’un n’utilise pas de casque et que son volume est élevé. Vous pouvez lui demander de baisser le volume ou de mettre des écouteurs pour couper l’écho.

11. Choisir votre micro avec soin

Tous les microphones ne sont pas égaux ! Les gens pardonneront la mauvaise qualité des vidéos. Mais s’ils ne peuvent pas vous entendre, l’efficacité de la conférence en prend un sérieux coup. Il est probable que le micro intégré dans votre appareil sera très utile. Si vous avez un casque avec un micro qui se prolonge devant votre bouche, il sera probablement meilleur que celui qui est intégré à votre appareil.

12. Activer le sous-titrage en direct

Comme indiqué ci-dessus, un son de mauvaise qualité peut nuire à l’efficacité de votre conférence. Les sous-titres en direct peuvent aider à y remédier. Ces sous-titres instantanés transcrivent les mots prononcés lors de votre conférence en texte sur l’écran. Elles peuvent être utiles à tou(te)s les élèves, et pas seulement à celles et ceux qui ont du mal à comprendre les mots prononcés. Les légendes sont précises, mais elles ne sont pas parfaites à 100 %. Les étudiants peuvent activer les légendes en direct sur leurs appareils dans la version de bureau de Microsoft Teams Education en anglais (d’autres langues arriveront plus tard).

CONSEIL : Si vous partagez un PowerPoint dans votre conférence Teams, vous pouvez activer le sous-titrage en direct dans plusieurs langues (dont le français). Pensez-y !

13. Utiliser les arrière-plans personnalisés

Un simple arrière-plan flou dans une réunion de Microsoft Teams Education élimine les distractions. Lorsque votre chat passe à côté ou que quelqu’un entre dans le champ sans le savoir, vos élèves n’en perdent pas le fil. L’utilisation d’un arrière-plan personnalisé peut ajouter une touche supplémentaire à votre conférence vidéo – surtout s’il sert de cadre à ce que vous allez présenter.

14. Enregistrer ce qui vaut la peine d’être regardé à nouveau

Le bouton d’enregistrement dans le menu des trois petits points de votre barre de conférence Teams peut être d’une grande utilité. Cliquez sur enregistrer pour lancer la sauvegarde d’une vidéo de l’appel. (N’oubliez pas de dire aux participants que vous enregistrez la conférence.) Cependant, l’enregistrement d’une réunion entière du début à la fin peut être moins intéressant. Lorsqu’une personne reçoit une vidéo d’une réunion d’une heure, il y a peu de chances qu’elle la regarde en entier. Si possible, n’enregistrez que les parties de la vidéo qui valent la peine d’être regardées. Vous pouvez faire plusieurs enregistrements séparés lors d’une conférence.

15. Partager la vidéo de la conférence

Les vidéos de vos conférences sont stockées dans Microsoft Stream. Un lien vers la vidéo est partagé dans le chat de la conférence lorsque la vidéo a été traitée. Un lien est également affiché dans le post de la réunion vidéo dans votre canal de Teams. Il est ainsi facile de récupérer un lien vers l’enregistrement et de le partager avec d’autres personnes au sein de Teams. Ajoutez le lien à votre Bloc-notes de classe ou à un onglet en haut de votre canal de classe dans Teams.

16. Éteindre sa caméra pour économiser de la bande passante

Le réseau Internet peut parfois être saturé et lent. Teams ajuste la résolution de la vidéo en fonction des performances de votre connexion Internet. Si vous voulez avoir plus de contrôle sur la fluidité de la conférence, pensez à éteindre votre caméra lorsque vous constatez du ralentissement. Un appel audio utilise beaucoup moins de données et est plus facile à gérer. Si tous les participants éteignent leur caméra (et de même pour leur micro lorsqu’ils/elles n’ont rien à dire), la qualité du réseau Internet sera meilleure pour tout le monde. Suggérez ces bonnes pratiques à vos élèves.

17. Revenir dans Teams pendant une conférence

Au milieu d’une conférence, vous pouvez avoir besoin d’accéder à un canal ou à un fichier dans Microsoft Teams Education. Cliquez sur la mini fenêtre « Teams » sur votre écran (lorsque vous partagez votre affichage). Cela minimisera la réunion à laquelle vous participez afin que vous puissiez voir votre équipe et vos canaux. Trouvez ce dont vous avez besoin. Enfin, retournez à la conférence en cliquant sur la fenêtre miniature de celle-ci.

18. Répondre à une publication dans le canal

Une fois votre conférence terminée, un message sera affiché dans le canal pour en donner les détails. Il indiquera la date de la réunion, les vidéos enregistrées, etc. Comme pour tout autre message, vous pouvez y répondre et ajouter un commentaire. Si vous souhaitez partager des ressources à télécharger, des liens importants ou des informations supplémentaires, ajoutez-les dans une réponse. Les participants – y compris celles et ceux qui n’ont pas participé – peuvent voir ces réponses et y ajouter des commentaires.

19. Terminer une conférence pour tout le monde en même temps

Lorsque vous cliquez sur le bouton « Raccrocher » dans Microsoft Teams Education (il s’agit du bouton rouge avec le logo de téléphone), vos élèves peuvent continuer à échanger dans l’espace de conférence après votre départ. Vous pouvez donc utiliser l’option « Mettre fin à la réunion » dans le menu des trois petits points dans votre barre de conférence Teams. Si vous êtes la présentatrice/le présentateur de la réunion, lorsque vous terminez la conférence avec cette méthode, elle se termine pour tout le monde. Personne ne traîne pour discuter en privé après que les autres soient parti(e)s.

20. Examiner les rapports de participation

Vous voulez savoir qui a participé à votre réunion ? Microsoft travaille sur cette fonctionnalité, dont le déploiement est prévu pour mai 2020. En attendant, l’icône représentant des personnages dans la barre de conférence Teams indique les personnes qui ont participé à la réunion. Ce n’est pas très détaillé, mais c’est déjà très pratique en attendant la fonction de publication des rapports de présence.

La question que se posent la plupart des enseignants n’est pas de savoir quelle plateforme de réunion vidéo utiliser. Il s’agit de savoir comment l’utiliser avec leurs élèves.

Le stéréotype des conférences vidéo scolaires est de faire des lectures en vidéo. Innovez : appelez les élèves. Enseignez-leur comme vous le feriez dans votre classe. Les élèves sont disponibles et à l’écoute de ce que vous pouvez leur apprendre.

Il existe de nombreuses façons de sortir de ce stéréotype ! Dans l’infographie ci-dessus, vous trouverez de nombreuses idées pour utiliser les vidéoconférences avec vos élèves. Certaines sont plus traditionnelles. D’autres sont plus divertissantes ! Consultez cette liste et trouvez ce qui vous semble convenir le mieux pour vous et vos élèves.

Au plaisir de vous aider ou de vous retrouver dans l’un de mes webinaires !