Microsoft Bookings – L’utiliser pour les réservations ou les tickets

Microsoft Bookings, comme vous le savez, est un logiciel de prise de rendez-vous. De nombreuses écoles que j’accompagne utilisent Microsoft Bookings pour gérer la prise des rendez-vous avec l’équipe administrative ou encore l’organisation facilitée des réunions de parents. Cependant, il est également possible de l’utiliser comme billetterie virtuelle pour gérer des tickets. Dans cet article, je vais vous partager trois autres manières d’utiliser Bookings et qui, je l’espère, vous inspireront pour créer vos propres scénarios d’école avec ce super outil.

Utiliser Microsoft Bookings pour réserver une place de parking.

Si votre institution dispose de places de stationnement limitées pour ses membres du personnel ou pour ses visiteurs, il est possible de configurer Microsoft Bookings pour aider ces personnes à réserver leur place de parking.

Voici comment faire :

• Créer des adresses email de parking dans Exchange. Suivez pour cela les directives indiquées ici.
• Utilisez-les comme membres du personnel dans Bookings. Tout comme vous recherchez une personne lorsque vous ajoutez des membres du personnel, vous pouvez également rechercher ces places de parking.

• Notez qu’il s’agit de boîtes aux lettres sans licence, et qu’elles seront ajoutées en tant qu' »invité » par défaut.

Vous pouvez maintenant créer un service dans Bookings appelé « Réservez vos places de parking » et y affecter tous ces membres du personnel fictifs (qui représentent les places de parking). La configuration dépend de vos scénarios. Vous pouvez avoir différents services pour différents sites ou implantations.

Pour faciliter l’attribution automatique des places au fur et à mesure des demandes, le meilleur moyen est de désélectionner l’option « Autoriser les clients à choisir un personnel particulier pour la réservation ».

Désormais, les membres du personnel ou les visiteurs peuvent accéder à la page Bookings et réserver des places de stationnement comme ils le feraient pour un rendez-vous avec un autre membre du personnel.

La personne peut utiliser le mail de confirmation pour le mettre en évidence dans sa voiture au parking et prouver qu’il ou elle a bien réservé la place.

Utiliser Microsoft Bookings pour réserver une salle

L’un des scénarios les plus fréquents dans une école et le cas d’une salle de cours spécifique à laquelle plusieurs personnes veulent se rendre en même temps.

Cette salle peut être configurée de la même manière que la place de parking de mon exemple précédent. Il y aura une différence majeure. La salle de cours ne peut accueillir qu’un nombre maximum d’élèves à un moment donné.

On peut configurer la salle sur Exchange comme décrit dans le scénario précédent. Ensuite, lors de l’ajout du service, nous devons prendre note de la configuration indiquée ci-dessous.

Le paramètre (Nombre maximum de participants) indique la jauge maximum de la salle pour chaque heure de cours. Dans ce cas d’utilisation, ce nombre doit correspondre à la capacité réelle de la salle.

Utiliser Microsoft Bookings comme outil de tickets d’entrée

Dans le cadre d’une journée portes ouvertes ou d’une conférence ou encore d’un spectacle scolaire, il peut être utile d’utiliser Bookings comme une billetterie en ligne. Pour réaliser ce cas d’utilisation, nous allons procéder comme pour la réservation de sièges dans une salle de l’exemple précédent.

Vous pouvez même déléguer le suivi des réservations à une personne extérieure au Tenant Microsoft (bénévole, membre de l’association de parents, conférencier ou conférencière …) en l’ajoutant comme Invité(e) dans les membres du personnel du Bookings.

L’avantage est que la personne externe déléguée recevra des emails sur les inscriptions, et pourra ainsi effectuer un suivi sur les réservations.

Le nombre de places maximum peut être défini de la même manière que dans mon exemple précédent.

Conclusion

J’aimerais beaucoup recevoir dans les commentaires vos propres cas d’utilisation uniques de Bookings. Un peu de créativité et peut-être un peu d’excentricité ont aidé beaucoup d’écoles que je connais à résoudre des situations originales en utilisant Bookings.